Az asztalos és más faipari vállalkozások, különösen a kisvállalkozók jelentős része nehéznek találja a megalapozott árkalkuláció készítését. Különösen igaz ez az egyedi termékek és megoldások esetében. A gyakorlatban sokan kialakítanak egyszerű formulákat, de azok nagyon gyakran nem részletesebb gazdasági számításokon alapulnak.
Pedig a megalapozott árkalkuláció nagyon fontos eleme a pénzügyi szempontból tudatos és eredményes vállalkozásnak, az egyik alapvető tényezője. Miért? Mert ha az árkalkulációdban nem veszel figyelembe minden lényeges költség elemet, akkor csak a szerencse segíthet abban, hogy ennek ellenére legyen annyi árrésed a munkáidon, amennyiből a vállalkozásodat és saját magadat, alkalmazottaidat fenn tudod tartani, és még fejlesztésekre is marad kereted.
Teljesen érthető, ha nem szeretnél túl sok időt és energiát fordítani részletesebb számításokra. Ezért meg kell találni az egyensúlyt az egyszerű, ugyanakkor mégis megbízható és megalapozott számítás szükségessége között. Ezen a területen szeretnék segítséget adni számodra két olyan módszerrel is, ami közül választva bármelyikkel gyorsan tudsz kalkulálni, mégis megalapozott lesz az árazásod.
A költségek jellemzőiből kell kiindulnunk ahhoz, hogy eljussunk az árazási módszerekhez és érthető legyen a kétféle módszer. Megpróbálom egyszerűen és érthetően leírni ezeket és a jelentőségüket, kerülve a nehezen emészthető pénzügyi-számviteli kifejezéseket.
A vállalkozás költségei
Egy termék előállítással foglalkozó vállalkozás költségei két nagy csoportra oszthatók:
- változó költségek
- állandó (fix) költségek
A változó költségekre az jellemző, hogy azok a termelés mennyiségével arányosan változnak, míg az állandó költségek mértékére nincsen hatással a termelés mennyisége, azok gyakorlatilag akkor is felmerülnek, ha egy adott hónapban egyetlen terméket sem állítasz elő.
Változó költség tehát az, amit közvetlenül kötni tudsz a terméked előállításához. Ilyen például a termék előállításához felhasznált anyag beszerzésével összefüggő teljes költséged, valamint az előállításhoz felhasznált munkaóra költsége, továbbá az igénybe vett alvállalkozók, szolgáltatások költsége. Az anyagköltség elég egyértelmű minden gyakorló vállalkozó és hobbista számára, de itt is fontos megjegyezni, hogy ide tartozik minden, az anyagok beszerzésével kapcsolatos költség, tehát például a műhelyedbe való beszállítás költsége is. Az alvállalkozók és az igénybe vett szolgáltatások pedig lehetnek a lapszabászat költségei, CNC -s alvállalkozó díja, de akár a késztermék kiszállításához igénybe vett fuvarozó költsége is. Vagy ha te szállítod ki saját gépjárművel, akkor az üzemanyag, autópálya díj, gépkocsi fenntartás fajlagos költsége az adott kiszállítási távolságra, és még a vezetéssel töltött időd munkaerő-költsége is.
Már a fenti felsorolás is tartalmaz olyan költség elemeket, amiket nem érdemes esetenként kalkulálni, helyette inkább fajlagos költségeket érdemes évente egy alkalommal kiszámítani és alkalmazni. Ilyen például a gépjárműved kiszállási költsége, amiben benne van az üzemanyag, gépkocsi amortizáció és fenntartás, biztosítás, autópálya díj, stb. és a te vezetéssel töltött időd munkaerő-költsége, és ebből egy kilométerenkénti díjat számolsz ki, amit aztán a műhelyed és az ügyfél távolsága és a szükséges kiszállások száma alapján az árajánlatban kalkulálsz. Vagy ilyen költségelem a kisebb anyagok költsége – ragasztó, csiszolóanyag, csavarok és más kötőelemek, stb. – ha azok költsége a projektben nem meghatározó. Lényeg, hogy minden költségelemet vegyél figyelembe valamilyen módszerrel, különben a sok kicsi együtt már jelentős hiba lesz a kalkulációdban. Ezekre a fajlagos számításokra segítséget adunk A pénzügyileg sikeres asztalos (és más faipari) vállalkozás c. workshopunkban.
A saját és a termelésben résztvevő alkalmazottaid munkaerő-költségének kiszámításához szintén érdemes egy órára eső fajlagos költséget számítanod. Ebben figyelembe kell venned a teljes munkaerő-költséget, vagyis a bért és a járulékokat, személyi jellegű adókat és juttatásokat is (étkezés, tömegközlekedési támogatás, stb.). Nagyon fontos, hogy vedd figyelembe, hogy még te sem dolgozol minden egyes munkanapon, hát még az alkalmazottaid: a számításaidnál vedd ki az átlagos éves szabadságok, táppénzen töltött napok számát, és így kalkuláld az egy órára eső teljes költséget. Ha kiszámítottad ezt az értéket, azt is érdemes már itt figyelembe venned, hogy senki sem tud 100% -ban termelő, azaz számlázható tevékenységet végezni. Lesznek „üresjáratok”, például fel kell venni a telefont, munkaközi szünetet kell tartani, takarítani és rendezni kell a műhelyt, stb. Ezt figyelembe veheted az átlagos munkaóra-költség módosításával (például 20-25% -ot rászámolva), és akkor nem kell minden kalkulációban még erre is gondolnod.
Az állandó költségek még egy egyszemélyes asztalos és faipari vállalkozás esetében is lehetnek jelentősek, mivel ez a szakma viszonylag nagy alapterületű műhelyt, drága gépeket és szerszámokat igényel, és nem elhanyagolható a műhely energiaköltsége sem. Az állandó költségek közé kell számítani az Internet, telefon, gépjármű üzemeltetés, gépek szervizelése, könyvelő, bank, rezsianyagok, marketing, stb. költségeket is. Ha műhelyt bérelsz, akkor elég egyértelműek a műhellyel kapcsolatos általános költségek, mert kiszámlázzák neked és fizeted. Ha saját műhelyed van például a házad mellett, akkor is érdemes az árazásodban kalkulálnod egy olyan díjat, ami ahhoz hasonló, mintha bérelnéd a műhelyt – azért, hogy ha a vállalkozásodat fejlesztve nagyobb műhelyre lesz szükséged és azt már bérelned kell, erre is legyen fedezeted, és ne akkor kelljen az árazásodban egy nagy ugrással számolni, mert azt a régi ügyfelek nem fogják szeretni. Legfeljebb tudod, hogy ez a tartalékod, ha időnként engedni kell az árból. Ide sorolhatod a gépeid és egyéb eszközeid amortizációjából eredő költségeket is, vagyis azt, miből majd pótolni tudod a gépeket és eszközöket, ha azok elhasználódnak.
Számviteli szempontból az adók nem tartoznak az állandó költségek körébe, de ha fizetsz jelentősen adókat (például saját műhelyed ingatlan és építmény adója, helyi iparűzési adó), akkor az árkalkulációdban érdemes ezt is figyelembe venni.
Az árazás logikája, menete
Az ügyfeleidtől elkért ár, vagyis a bevételed ezeket az elemeket kell, hogy fedezzék:
- A közvetlen költségeket – anyagköltség, munkaerőköltség, alvállalkozók és egyéb közreműködők, szolgáltatások költségei;
- Az állandó költségeid arányos részét, vagyis egy adott időszakban (hónapban, negyedévben) a bevételeidből kell tudnod fizetni a számláidat, javíttatni a gépeket;
- A feljebb felsorolt rendszeres adókat;
- A nyereségedet, amiből fejlesztheted a vállalkozásodat, jutalmazhatod a munkatársaidat, és a nem várt kiadásokra fedezetet nyújt, a nehezebb időszakok átvészelését segíti.
Az árkalkuláció technikája
Sokféle megoldás létezik az árkalkulációra, és ha az előző pontban leírt tényezőkre fedezetet nyújt a bevétel, akkor az árazási módszer jól működik. Minél egyszerűbb körülmények között gazdálkodsz (például egyedül dolgozol a saját tulajdonú ingatlanodban a felmenőidtől örökölt gépekkel és szerszámokkal, egy már kialakult vevőkörnek), annál egyszerűbb módszert tudsz alkalmazni. Ha viszont bérelt műhelyben, újonnan vett gépekkel, alkalmazottakkal, marketinggel megszerezhető vevőkörnek termelsz, akkor már nem elég a gyors fejszámolás az árajánlathoz. Induljunk ki az utóbbi esetből.
Kétféle módszert javaslok.
Excel vagy más szoftver kalkulátor
Ez sem bonyolult, amikor már a napi árazást készíted, és az árazást gyorsan meg is tudod csinálni, ha a kalkulátor modelled jól van elkészítve. Ez a kalkulátor egy olyan excel táblázatból (munkalapokból) álló eszköz, amiben az egyes munkalapokon kiszámolod (vagy egy segítőd elkészíti) a mellékszámításokat a fajlagos költségelemekre, díjelemekre, és egy összesítő munkalapon az aktuális projekt adatokat beírva megkapod az árkalkulációt.
„Mágikus szorzó” módszer
Az ötletet a Jennie and Davis YouTube csatorna árképzéssel kapcsolatos videójából vettem, ezt dolgoztam ki részleteiben.
Ennek a logikája ugyanaz, mint az előzőé, csak alkalmazunk egy úgynevezett „mágikus szorzót”, amibe belekalkuláljuk az alábbi elemeket:
- állandó költségek;
- amortizáció;
- egyes adók;
- árrés (pontosabban a hasznonkulcs).
A kalkuláció pedig a következő:
Ajánlat ár = (anyagköltség + szüks. munkaóra x munkaerőköltség) x MSZ
Ez attól egyszerű, hogy a munkaerőköltséget (egy órára jutó fajlagos költséget) elég évente egyszer kiszámolni, és csak akkor módosítani, ha változás van - például bért emelsz, vagy saját magadnak több jövedelmet szeretnél kivenni a vállalkozásból. Továbbá a Mágikus Szorzót is elég kb. évente egyszer felülvizsgálni, illetve akkor módosítani, ha valamilyen jelentős változás áll be az állandó költségeidben (pl. veszel egy új, drágább gépet, nagyobb műhelyt bérelsz, stb.) A kalkulátor táblázat már rendelkezésedre áll, csak néhány adatot kell benne módosítani.
Így a kalkuláció gyakorlatilag leegyszerűsödik két számításra:
1. anyagköltség
2. szükséges munkaóra mennyiség
meghatározására. Ezeket semmiképpen sem lehet megúszni.
ÁFA kérdése
Fontos, hogy a kalkulációnál következetes legyél. Ha az ÁFA körbe tartozol, akkor célszerű ÁFA nélküli nettó árakkal kalkulálnod és a végén rátenni az ÁFA-t. Ha nem tartozol ebbe a csoportba, akkor következetesen bruttó bevételekkel és költségekkel számolj.
A modellek rendszeres felülvizsgálata, utókalkuláció
Célszerű bizonyos időközönként felülvizsgálni az árazási modelledet, hogy az tényleg minden tételt tartalmaz-e, és a költségelemek nem változtak-e. Ha például negyedévente egy-egy projektre készítesz egy utókalkulációt, akkor azzal ellenőrizni tudod a modelled helyességét, és azt is, hogy jól becsülted meg a szükséges anyagot és munkaidő-ráfordítást, vagy nem. Ezzel folyamatosan pontosítod a kalkulációs módszeredet, és ez sem igényel nagyon nagyon sok időt, csak a tervezetedbe beírod a tényleges számokat, és összehasonlítod az előzetes kalkulációddal.
Ha részt veszel A pénzügyileg sikeres asztalos (és más faipari) vállalkozás c. on-line workshopunkon, akkor az árkalkuláció alapjait és a két itt leírt módszert részleteiben is megismered, és kapsz ezekhez minta excel-táblázatokat. A tanfolyami résztvevők 1 órás ingyenes konzultációt is kapnak, így segítek testre szabni az általad választott árazási modellt.
Írta: Vályi Attila
Mérnöki és üzleti diplomám van, valamint asztalos végzettségem. 35 éve foglalkozok termékek és szolgáltatások árazásával (is), 24 éve saját, pénzügyileg eredményes vállalkozásaimat működtetem.
